Limite o tamanho do armazenamento padrão para novos sites do Sharepoint

 

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A gestão de armazenamento em ambientes corporativos baseados em SharePoint Online tem se tornado um tema central nas estratégias de governança de dados, sobretudo diante do crescimento exponencial do volume de informações digitais. Em cenários organizacionais complexos, nos quais múltiplos usuários possuem autonomia para criar sites e armazenar documentos, a ausência de mecanismos de controle pode resultar em um consumo desordenado de recursos. 

Nesse contexto, a definição de limites de armazenamento no momento da criação de novos sites emerge não apenas como uma prática técnica, mas como um elemento estruturante da governança de TI.

Para configurar as permissões de forma nativa no momento da criação de um site do SharePoint, visite o admin.sharepoint.com e em Configurações identifique o primeiro item, criação de sites.

A configuração de um limite padrão de armazenamento para novos sites permite estabelecer um modelo de contenção inicial, funcionando como uma barreira preventiva contra o uso excessivo de espaço em disco. Ao aplicar automaticamente uma quota — por exemplo, 20 GB por site — a organização introduz um princípio de responsabilidade no uso dos recursos compartilhados. Essa abordagem sistemática evita a concentração de grandes volumes de dados em poucos sites e promove uma distribuição mais equilibrada do consumo, contribuindo para a sustentabilidade do ambiente ao longo do tempo.

Do ponto de vista operacional, a definição desse limite no momento da criação elimina a necessidade de intervenções manuais posteriores, aumentando a eficiência administrativa e reduzindo o esforço operacional das equipes de TI. 

Além disso, essa prática favorece a previsibilidade do crescimento do ambiente, permitindo que gestores realizem projeções mais assertivas sobre o consumo futuro e planejem expansões de capacidade de forma mais estratégica. Em ambientes com alta dinâmica de criação de sites, como aqueles integrados ao Microsoft Teams, essa automação torna-se ainda mais relevante.

Sob a perspectiva de governança e conformidade, a limitação de armazenamento por site também apoia iniciativas de controle de dados, como políticas de retenção e classificação da informação. Ao restringir o espaço disponível, incentiva-se implicitamente a revisão periódica de conteúdos armazenados, evitando o acúmulo de dados obsoletos ou redundantes. Essa prática contribui para a melhoria da qualidade do repositório de informações e reduz riscos associados à retenção indevida de dados, especialmente em contextos regulatórios sensíveis.

Por fim, é importante destacar que a limitação de armazenamento não deve ser encarada como uma restrição rígida, mas como um mecanismo de governança flexível, que pode ser ajustado conforme o tipo de site ou a criticidade da informação armazenada. 

A combinação de um limite padrão inicial com processos formais para solicitação de expansão promove um equilíbrio entre controle e autonomia. Dessa forma, a organização consegue garantir o uso racional dos recursos, evitando o consumo desenfreado de espaço em disco, sem comprometer a produtividade e as necessidades específicas de suas áreas de negócio.

Mão na massa

Lembre-se que antes de executar o script em seu equipamento, é necessário instalar o módulo correspondente do Sharepoint (e aqui deixo um agradecimento à Luciane Moreira pelos 10 centavos - Obrigado Luciane, você é TOP).

# Garante que o módulo do SharePoint Online esteja disponível

if (-not (Get-Module -ListAvailable -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell)) {

    Install-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope CurrentUser -Force

}

Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Importante: As imagens receberam anonimização por agente criado no Microsoft Copilot Studio. Montei um script e deixei no GitHub para você conseguir utilizar.

Você pode utilizar scripts em powershell para configurar de forma automática, sites que já estejam criados em seu ambiente. Recomendo realizar uma filtragem prévia para evitar paradas inesperadas. Por exemplo, se você tem um consumo de até 10gb por site, pode-se configurar o armazenamento para 15gb, gerando alerta quando a utilização chegar a 97%.

Abaixo tenho um exemplo de cod que pode te ajudar a não sair do zero.

# $AdminUrl = "https://CLIENTE-admin.sharepoint.com"

# Connect-SPOService -Url $AdminUrl

# Definições

$UsageThreshold = 10240   # 10 GB

$Quota = 15360           # 15 GB

$Warning = 97

# Buscar sites válidos

$Sites = Get-SPOSite -Limit All | Where-Object {

    $_.Template -ne "SPSPERS" -and

    $_.StorageUsageCurrent -le $UsageThreshold

}

foreach ($site in $Sites) {

    Set-SPOSite -Identity $site.Url `

        -StorageQuota $Quota `

        -StorageQuotaWarningLevel ([int]($Quota * ($Warning/100)))

    Write-Output "Atualizado: $($site.Url) | Uso: $([math]::Round($site.StorageUsageCurrent/1024,2)) GB"

}

Você ainda pode querer fazer site-a-site, principalmente se seu ambiente for muito grande. Neste caso, utilize o script abaixo.

# $AdminUrl = "https://EMPRESA-admin.sharepoint.com"

# Connect-SPOService -Url $AdminUrl

# Definições

$UsageThreshold = 10240   # 10 GB

$Quota = 15360           # 15 GB

$Warning = 97

Get-SPOSite -Limit All | Where-Object { $_.Template -ne "SPSPERS" } | ForEach-Object {

    $Site = $_

    # Validação individual

    if ($Site.StorageUsageCurrent -le $UsageThreshold) {

        Set-SPOSite -Identity $Site.Url `

            -StorageQuota $Quota `

            -StorageQuotaWarningLevel ($Quota * ($Warning/100))

        Write-Output "OK: $($Site.Url) | Uso: $([math]::Round($Site.StorageUsageCurrent/1024,2)) GB"

    } else {

        Write-Output "IGNORADO: $($Site.Url) | Uso: $([math]::Round($Site.StorageUsageCurrent/1024,2)) GB"

    }

}