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A comunicação corporativa deixou de estar restrita aos limites internos da organização. Com a adoção ampla do Microsoft Teams, tornou-se comum que colaboradores interajam com fornecedores, parceiros, clientes e outras organizações por meio de chats individuais, conversas em grupo e interações associadas a reuniões.
Esse cenário amplia a produtividade, mas também exige mecanismos de governança capazes de demonstrar com quais domínios externos a empresa está se relacionando.
No Microsoft Teams Admin Center, essa necessidade pode ser atendida por meio do relatório External domain activity, ou Atividade de domínio externo. Esse relatório apresenta uma visão consolidada dos domínios externos que tiveram comunicação com usuários da organização por meio do Teams, considerando interações como chats 1:1, chats em grupo e eventos relacionados a chats de reunião.
A Microsoft informa que o relatório possui uma versão básica e uma versão com recursos adicionais para ambientes com Teams Premium, sendo que a versão Premium acrescenta métricas mais detalhadas sobre a quantidade de mensagens trocadas com cada domínio externo.
Objetivo do relatório
O objetivo principal desse relatório é permitir que administradores compreendam o padrão de colaboração externa da organização. Em vez de analisar apenas usuários convidados ou permissões configuradas, o relatório evidencia os domínios que, de fato, apareceram nas comunicações realizadas pelo Teams.
Essa informação é especialmente útil em processos de auditoria, revisão de acesso externo, validação de parceiros autorizados e definição de políticas de colaboração. Ao identificar domínios com maior volume de comunicação, a área de TI pode diferenciar interações legítimas de negócios de relacionamentos desconhecidos, ocasionais ou potencialmente indesejados.
Pré-requisitos administrativos
Para acessar os relatórios do Microsoft Teams Admin Center, o administrador deve possuir uma função compatível, como Teams Administrator, Skype for Business Administrator ou Global Reader, sendo que o Global Reader possui uma visão mais restrita e voltada a dados agregados.
Também é importante observar que o relatório possui diferenças entre a versão básica e a versão Premium. Na versão básica, a análise tende a informar quais domínios se comunicaram com a organização e quantas pessoas internas participaram dessas interações. Já na versão Premium, são disponibilizadas colunas adicionais, como total de mensagens, mensagens enviadas e mensagens recebidas.
Caminho para geração do relatório
O procedimento deve ser realizado no Microsoft Teams Admin Center. Após acessar o portal administrativo, navegue até:
Analytics & reports > Usage reports > View reports > External domain activity
Em seguida, selecione o intervalo de tempo desejado no campo Date range e execute o relatório em Run report. Esse processo gera uma visão consolidada dos domínios externos que tiveram atividade de comunicação com os usuários da organização durante o período selecionado.
Depois que o relatório for carregado, utilize o ícone de exportação, normalmente representado pelo Excel, para baixar os dados em formato CSV.
Essa funcionalidade permite que o administrador manipule os dados fora do portal, aplique filtros, construa dashboards, gere evidências para auditoria ou compartilhe a análise com áreas de segurança, conformidade e governança. A funcionalidade de exportação para CSV foi incorporada ao relatório para permitir a análise dos dados brutos fora do Teams Admin Center.
Estrutura dos dados exportados
O arquivo exportado apresenta colunas que podem variar conforme o licenciamento e a experiência habilitada no tenant. Em ambientes com recursos Premium, é comum encontrar campos como:
| Coluna | Interpretação |
|---|---|
| Domain Name | Domínio externo identificado na comunicação |
| Users in your org | Quantidade de usuários internos que tiveram interação com aquele domínio |
| Total messages | Total de mensagens trocadas entre a organização e o domínio externo |
| Messages sent | Mensagens enviadas pelo domínio externo para a organização, conforme a definição do relatório |
| Messages received | Mensagens enviadas pela organização para o domínio externo, conforme a definição do relatório |
| TimePeriod | Período considerado na geração do relatório |
Na prática, o CSV pode ser aberto diretamente no Excel ou importado pelo recurso Dados > De Texto/CSV, principalmente quando for necessário ajustar codificação, separador ou formatação regional. Após a importação, recomenda-se transformar o intervalo em tabela, aplicar filtros e ordenar os resultados por Total messages ou Users in your org, permitindo identificar rapidamente os domínios mais relevantes.
Cuidados na interpretação
A presença de um domínio no relatório não significa, necessariamente, que exista uma relação formal da empresa com aquela organização. O relatório indica que houve algum tipo de interação detectada pelo Teams dentro do período analisado.
Além disso, a própria Microsoft alerta que domínios podem aparecer mesmo quando a organização trabalha com lista explícita de domínios permitidos, pois conversas em grupo podem envolver participantes de organizações autorizadas por outros domínios externos.
Outro ponto importante é que domínios inesperados podem aparecer quando a participação anônima em reuniões está habilitada. Nesses casos, o relatório pode registrar o domínio associado ao participante externo em vez de tratá-lo simplesmente como anônimo.
Por esse motivo, a análise deve ser conduzida como um processo de governança, e não como uma simples lista de bloqueio. O ideal é classificar os domínios em categorias, como parceiros conhecidos, fornecedores, clientes, domínios desconhecidos, domínios pessoais e domínios que exigem investigação adicional.
Aplicação em governança e segurança
A exportação dessa lista permite que a organização transforme dados operacionais em evidências de governança. A partir do relatório, a equipe de TI pode revisar políticas de External Access, validar se a empresa deve permitir comunicação com todos os domínios, permitir apenas domínios específicos ou bloquear domínios determinados.
O Teams Admin Center permite configurar acesso externo com lista de permissão, lista de bloqueio ou bloqueio total de domínios externos.
Uma abordagem madura consiste em cruzar o relatório exportado com informações de contratos, fornecedores, áreas de negócio e chamados internos. Dessa forma, a decisão de permitir ou bloquear um domínio deixa de ser baseada em percepção e passa a ser fundamentada em evidências de uso.
Considerações finais
Exportar a lista de domínios externos que se comunicaram com funcionários pelo Microsoft Teams é uma prática simples, mas estratégica. O relatório External domain activity fornece uma visão objetiva sobre a colaboração externa da organização, permitindo que administradores identifiquem padrões de comunicação, revisem permissões e fortaleçam o controle sobre o ambiente colaborativo.
Mais do que um recurso de relatório, essa funcionalidade deve ser compreendida como parte de uma política de segurança e governança do Microsoft 365. Ao analisar periodicamente os domínios externos com maior atividade, a organização reduz riscos, melhora sua postura de conformidade e cria uma base mais segura para colaboração com terceiros.